FiveYellowMice's Blog

混乱的电子邮件与被遗忘的习惯

信封

作为一个曾经喜欢卖弄自己半懂不懂的知识、且在 B 站上发过一个播放量不小的视频的人,我虽然与网红还相差甚远,但也收到过不少“粉丝”的私信以及电子邮件。收到这些电子邮件,我当然是非常高兴的,这说明我的作品的得到了别人的肯定,被大家所欢迎,我也乐意在空闲时与其他人交流人生。可是当我打开这些邮件时,却不禁皱起了眉头。那些邮件中,只有极个别的几封是按照了通常的邮件格式,而大部分邮件都以各种混乱的样子呈现在我的眼前。有的邮件没有主题,只有正文有一句话;有的正相反,内容全写在了主题上,正文一个字也没有或者就写个“如题”;有的甚至全文只有一个“在吗?”,把电子邮件当作即时通讯来使用了。看到这些,尽管我没有足够的年龄说这句话,但还是忍不住想要感叹:难道现在的年轻人都不会写电子邮件了吗?

后来有人提醒了我,现在确实是使用电子邮件的人越来越少了,随着即时通讯的发达,电子邮件从交流的主要方式沦为了发附件的途径,但是电子邮件的附件功能并不是非常好用,而越来越多的即时通讯也具备了发文件的功能。再加上垃圾广告邮件十分猖獗,电子邮箱对许多人似乎成为了一种平常几乎不去检查的角落,只有在注册账户或者找回密码的时候才看一下。

我理解这样现象的发生,但是电子邮件本身的功能——写信,也不应该被忽略。电子邮件是最古老的网络通讯方式之一,因此它也是最成熟的通讯方式之一,作为一个开放的通讯方式,它易于保存且可靠。也是正因如此,账户验证和垃圾邮件发送者才选择了电子邮件。

即使你平常不使用电子邮件与人交流,也会偶尔遇到需要用电子邮件的情形,比如跟我写邮件——啊不对,比如在工作中跟客户写邮件,跟上司写邮件,在学习中跟老师写邮件,在生活中跟任何人或组织正式地反馈建议……都可能会用到电子邮件。如果你与另一个人没有共用的即时通讯方式,电子邮箱一般也是所有人都会拥有的。如果客户、老板、老师或其他人收到你的邮件时,看到的邮件是混乱的,他们会觉得发送者是一个有教养的人吗?

那么一篇良好的电子邮件应该怎样编写呢?让我们从以下几个点入手。

内容格式

一些我收到的邮件是长这样的,我模仿一下,不是针对任何人:

大神我是小白能讲一讲centos7怎么修无线网卡的问题啊还有onscr怎么编译谢谢

发送至我的 iPhone

一上来就是一句机关枪一样的话,称呼没有、署名没有也就算了,连个标点符号也没有,看着就没有读的欲望。要不是后面一行手机自己加的“发送至我的 iPhone”,整个邮件就这么一行字。唯一值得称赞的地方,就是后面有礼貌地加了个“谢谢”。这样的邮件,如果发给上司,不被炒鱿鱼真是万幸。

实际上在中国,书信格式的书写,在小学就被作为语文课程的一部分学习。在我小学的时候,考试的作文也甚至有时会被要求以“书信格式”书写,如果没有严格按照格式还会被扣分。因此,除非你小学没有毕业,书信格式都应该是了解的。不过如果你已经忘记或者记得不清楚的话,就让我们来复习一遍吧。或者如果你是小学生,还没学过这个东西的话,就预习一下。

(如果你正在使用 RSS 阅读器,请换到网页来阅读以避免排版偏差)

亲爱的 XXX :

  您好!

  正文……

  此致
敬礼

XXX 敬上
XXXX 年 XX 月 XX 日

我们在小学中被要求这样写,不过这样写对于稍微轻松一点的场合来说,有些太麻烦了,一般来说在现代,我们没有必要搞得那么正式。像“此致敬礼”啊、“您好”啊,就可以省略掉;“亲爱的”有时也会显得太肉麻;日期在纸质邮件中很有用,而在电子邮件中,邮件很快就会送达,日期就没有那么重要了;如果嫌靠右对其麻烦的话,不靠右问题也不大。许多东西在不那么正式的时候可以省略掉,但至少的,这些东西得有:

你好/您好/嗨 XXX

  正文……

[署名]

主题

电子邮件跟即时消息不一样,它通常会有一个主题,以便阅览邮箱时获知哪封邮件是说什么的。如果一封邮件没有主题的话,它就会以 “(无主题)”的样子显示出来,这样的效果可不理想。想象一下这样的邮件:

主题:(无主题)
来自: 123456789@qq.com

大神我是小白能讲一讲centos7怎么修无线网卡的问题啊还有onscr怎么编译谢谢

正文格式我们已经吐槽过了,我们来看主题。这样的邮件在列表中只会显示为一个“(无主题)”,能在茫茫邮件海中寻找到吗?我觉得难度是比较大的。

那正常的主题该怎么写?其实很简单,邮件中提到的什么,主题就是什么。比如在上面的例子中,“CentOS 7 的问题”就是一个合适的主题。主题没有必要像文章标题那样深思熟虑,写一个不费多少时间,但写上去就能增加很多这封邮件的可读性,就像下面那样。

主题:CentOS 7 的问题
来自: 123456789@qq.com

大神我是小白能讲一讲centos7怎么修无线网卡的问题啊还有onscr怎么编译谢谢

这样一来,在长长的邮件列表中就能够一目了然地看到,这是一封关于 CentOS 7 的问题的邮件了。

除了没有主题的邮件,还有情况完全相反的——标题党的邮件。就像这样:

主题:大神我是小白能讲一讲centos7怎么修无线网卡的问题啊还有onscr怎么编译谢谢
来自: 123456789@qq.com

 

这个虽然说是一目了然了,但是……你说……这样会有良好的可读性吗?请避免这样做,这比无主题更加令人厌烦。


综上所述,经过之前描述的改进,这封邮件就可以变成这个样子:

主题:CentOS 7 的问题
来自: 123456789@qq.com

Up 主你好,

  我是一名刚接触 Linux 的小白。我在使用 CentOS 7 的时候遇到了无线网卡的问题,请问该怎样解决呢?

  此外,我还想了解一下 ONScripter 的编译方法。谢谢!

XXXX

尽管我也无法回答其中的无线网卡问题,但这样的邮件显然变得更令人有心情回复了。

回复邮件

电子邮件在设计的时候,考虑到了一件事情可能会有多次的邮件往来,因此就设计了“回复”的功能。在大多数邮件客户端中,回复的邮件会与之前的邮件显示在同一个讨论串里,而不是被当作一次新的讨论。这样的设计可以使人方便地将邮件归纳入一个个讨论的主题,而不需要翻来翻去才能找到之前讨论的内容是什么。然而,有些人可能不了解这项设定,每次回复邮件的时候都新开一个主题,因此产生了许多个讨论串,难以阅读和整理。如果你不知道这项设定的话,下回可要记住了。

有人可能会问,回复的次数多了,邮件主题前面有很多个 “Re: Re: Re: Re: Re: ”,这怎么处理呢?实际上,在回复的邮件的主题前加一个 “Re: ” 是正常现象,而如果有很多个的话,说明邮件客户端没有完全符合标准。不过这也无伤大雅,如果觉得看起来不爽的话,动手把 “Re: ” 删到只剩下一个就可以了。

“在吗?”

电子邮件不是即时通讯,即时通讯靠的是许多条短小的消息来说明一件事,而电子邮件是靠一封较长的邮件来说明一件或更多的事。电子邮件尽管寄送远比纸质邮件快,发件人也不应该指望对方能在几秒钟之后看到邮件并回复。事实上许多时候,收电子邮件的人都不会马上看到邮件,而是要等到有空了才行,那通常是几个小时——甚至几天后了。

基于此原因,在电子邮件中问像“在吗?”这样的问题是不明智的。如果有事情,就直接说,不需要等到对方回应“在,有什么事?”的时候再开始正题。那可能就是几天之后了,大大地降低了行事效率。

顺便讲个故事吧。有一回,我收到了一封“在吗?”邮件,当时我正忙,就没有管它。几天后我又翻别的邮件时,又看见了这封邮件,但是我依然有别的事情要做,还是没有回复。结果过了两个多星期,我又看到这封邮件,“卧槽,”我一看到就想起来,“我这玩意还没回复呢。”但是这都两个星期了,你说对方还“在吗”?幸亏我回复的几天后,终于是对上了线,转到了用即时通讯交流。


就说这么多吧,发邮件不是什么需要特意学习的技巧,搞得太复杂也没有必要。不过这些基本的习惯,还是有必要了解一下的。

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